Documentación mínima en SST que tu empresa debe tener al cierre del año

En la actualidad, la exigencia de contar con documentación formal, actualizada y accesible en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no es una opción, sino una obligación estratégica. Si tu empresa aún no tiene en orden los documentos clave —o teme una intervención de la SUNAFIL—, es momento de actuar. Este artículo te guía en qué tener listo antes de que finalice el año, para cerrar con control y cumplimiento.

1. ¿Qué exige la normativa y por qué es crítico?

• La normativa peruana en SST obliga al empleador a garantizar un entorno seguro y saludable para los trabajadores.
• No cumplir con la documentación mínima implica vulnerabilidad ante fiscalización, sanciones administrativas, y riesgos reputacionales.
• En la práctica, muchas fiscalizaciones de SUNAFIL se concentran en la ausencia o desactualización de documentos clave: políticas, planificaciones, mapas y registros.

2. Documentación mínima obligatoria que debes tener actualizada

A continuación, el listado esencial que tu empresa pequeña, mediana o grande debe tener antes de cerrar el año:

• Política de Seguridad y Salud en el Trabajo:
  · Firmada por la alta dirección.
  · Difundida a todos los colaboradores.
  · Asegúrate de que esté fechada y tenga revisión anual.
• IPERC por puesto de trabajo y Mapa de Riesgos por área:
  · Identificación de peligros, evaluación de riesgos y controles.
  · Visible en ambientes de trabajo.
  · Actualizado frente a cambios en procesos o estructura.
• Plan Anual de SST:
  · Planificación de las actividades que se desarrollaran en un año.
  · Programa Anual SST que es un cronograma de actividades: capacitaciones, inspecciones, mantenimiento, revisiones médicas, etc.
  · Responsable(s) asignado(s).
  · Aprobación formal por la dirección.
• Reglamento Interno de SST (si aplica):
  · Para empresas de 20 o más trabajadores, con comité paritario u órgano equivalente.
  · Aprobado y difundido entre el personal.
• Registro del Comité o Supervisor de SST:
  · Actas de elección, constancias de capacitación, listas de asistencia, reuniones con acta y acuerdos.
  · Evidencia participación de los trabajadores.
• Capacitaciones obligatorias:
  · Realizadas conforme al plan anual.
  · Documentadas (temario, fecha, participantes, firmas).
• Registro de accidentes, incidentes y acciones correctivas:
  · Investigación documentada.
  · Seguimiento de medidas preventivas implementadas.

3. Recomendaciones prácticas para el cierre de año

• Realiza un checklist rápido con cada documento y su estado (existente, actualizado, firmado).
• Prioriza lo siguiente: política, IPERC, mapa de riesgos y plan anual — si sólo puedes hacer “lo mínimo imprescindible”, que estén en orden.
• Usa carpetas físicas y/o digitales bien organizadas: facilita la fiscalización y la auditoría interna.
• Revisa fechas de firma y aprobación: un documento sin firma o con fecha antigua puede considerarse incumplido.
• Difunde entre el personal la política, IPERC, plan anual SST, el reglamento interno SST y más: la existencia no solo es documental, sino también comunicada.

Dato de la semana

Según SUNAFIL, aproximadamente 42% de las infracciones en SST reportadas en 2023 se debieron a incumplimientos documentarios, siendo las más comunes la ausencia de plan anual, falta de política formalizada y carencia de registros de capacitación.

Con el cierre del año a la vista, tu empresa tiene la oportunidad de dar un paso decisivo hacia el cumplimiento y la excelencia en SST. 

Cerrar el año sin revisar la documentación de SST no es solo un riesgo legal, es una oportunidad desaprovechada para demostrar orden, responsabilidad y gestión real. La normativa no exige tener todo perfecto, pero sí contar con evidencia: documentos vigentes, firmados, organizados y conocidos por quienes deben aplicarlos.

Un sistema de SST sin respaldo documental se convierte en una buena intención difícil de defender frente a SUNAFIL, auditorías o incluso tus propios trabajadores. Por eso, este es el momento ideal para detenerse, verificar y cerrar con sustento: lo que se hizo, lo que está pendiente y lo que debe mejorarse.

Más que papeles, hablamos de proteger a las personas, fortalecer la reputación de la empresa y evitar sanciones innecesarias. Documentar es gestionar con visión y no reaccionar bajo presión.

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